¿Cómo mantener los archivos de tu empresa a salvo?

software de gestión documental

Virus informáticos, discos duros estropeados, sistemas operativos que fallan, incendios… hay muchos factores que pueden provocar que los archivos de tu empresa desaparezcan en 5 minutos. Y con ellos todo el trabajo de semanas, meses o incluso años. ¿Quieres que todo tu esfuerzo, todo tu capital administrativo, se vaya a la basura de un plumazo?

Muchas empresas no hacen los deberes en cuanto a la seguridad de sus archivos. Ni hacen copias de seguridad, ni cuentan con un software de gestión documental en la nube que les permita tener sus archivos a salvo. Si quieres que esto no te pase a ti, presta atención a estos consejos.

Guarda los archivos de tu empresa… por tu propia seguridad

Ni memorias USB, ni guardar los archivos en el disco duro de tu ordenador es efectivo. Lo que necesitas es que tu empresa disponga de un servicio externo en el que pueda tener todos sus documentos a salvo para que en caso de cualquier peligro, sea sencillo recuperarlos.

Los problemas informáticos que dan lugar a que se borren tus archivos nunca vienen con previo aviso. Nunca. Un día tu ordenador deja de funcionar y ya no puedes hacer nada. Todo a la basura. Todo tu esfuerzo de años.

Hoy día existen sin embargo herramientas que te pueden ayudar a mantener tus archivos a salvo. Muchos no las utilizan porque no las conocen. Pero, de hecho, están pensadas para personas con conocimientos básicos y presentan interfaces atractivas e intuitivas, que el usuario puede aprende a manejar fácilmente.

El almacenamiento de archivos en línea a través de un software documental provee además de muchas otras ventajas:

• Se puede colaborar en línea con otros usuarios de la empresa.

• Tienes constancia de cuándo se ha modificado un documento y qué es lo que se hizo.

• Puedes descargar tu copia de respaldo cuando lo desees.

Incluso si cae una bomba del cielo en tu oficina, tus archivos seguirán a salvo en servidores potentes a miles de kilómetros de ti. Con todas las garantías de seguridad y cumplimiento de las normas de privacidad y la LOPD, podrás tener siempre tus ficheros a salvo y operar con ellos, facilitando así los procesos internos de trabajo y logrando una mayor seguridad en tu empresa.

Por otro lado, hay que decir que los precios son bastante asequibles para la mayoría de pymes, con lo que no hacerlo es poco menos que arriesgado, sabiendo todos los peligros por los que hoy día puedes perder tus archivos fácilmente.


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